Automation legt Grundstein für reibungslosen Archivwechsel für Rottendorf Pharma GmbH

• Entscheidung zum Wechsel auf ein neues Archivierungssystem
• Hoher manueller Aufwand notwendig, um Wechsel ohne Datenverlust durchzuführen

Kernanforderung: Automatisiertes Wiederanhängen archivierter Dateien aus dem Archiv an die entsprechenden E-Mails

• Einsatz von "ArchivUsers" als eigen entwickeltes Tool der TIMETOACT auf Basis von Notes
• Automatisierte Wiederherstellung der Ursprungsmails mit geringem manuellen Aufwand und Transparenz

• Full-Service durch die TIMETOACT
• Wiederanknüpfung von Anhängen aus dem Notes Archiv an die entsprechende E-Mail im Mailsystem
• Bericht der erfolgreich wiederhergestellten Anhänge und nicht wiederherstellbaren Anhänge (Fehlerauflistung)
• Geringer manueller Aufwand auf Seiten von Rottendorf Pharma GmbH

Beim Einsatz einer E-Mail-Archivierung werden Anhänge von Mailings in einem separaten Archiv-System abgelegt und anhand eines Links zugänglich gemacht. Neben der Erfüllung rechtlicher Anforderungen schützen sich Unternehmen so auch vor E-Mail-Datenverlust und sparen Speicherplatz auf dem Mailserver. Rottendorf Pharma GmbH nutzt dafür das Archiv „ContentManager“, in dem Dateianhänge aus den Mailpostfächern von über 800 Anwendern liegen. Die Kommunikation zwischen dem E-Mail-System und dem Archiv gewährleistet das Produkt CommonStore for Lotus Domino (CSLD).

Im Rahmen einer neu aufgestellten Digitalisierungsstrategie hat sich das Pharmaunternehmen dazu entschieden, auf ein anderes Archivierungssystem zu wechseln. Das Problem: Bei einem Wechsel geht die Schnittstelle zwischen dem E-Mail-System und dem Archiv und damit auch die Verbindung der archivierten Dateianhänge zur entsprechenden E-Mail verloren. Um diesen Datenverlust zu verhindern, ist ein hoher manueller Aufwand notwendig.

Die Herausforderung, alle Anhänge aus dem Archiv wieder an die entsprechenden E-Mails anzuhängen, konnten die Experten der TIMETOACT GROUP bereits in zahlreichen Kundenprojekten stemmen. Dafür wurde eigens das Tool „ArchiveUsers“ auf Basis von Notes zur automatischen Wiederherstellung der Ursprungsmails mit komfortabler Verwaltungsoberfläche entwickelt. Die Oberfläche ermöglicht es sowohl den Entwicklern der TIMETOACT GROUP als auch dem Kunden den Fortschritt des Projektes im Blick zu behalten.

Was ist ArchiveUsers?

Bei ArchiveUsers handelt es sich um eine Eigenentwicklung zur Mail Migration aus Notes heraus. Das Toolset dient als Grundlage für eine neue Kundensituation und wird dann auf die individuellen Anforderungen des Kunden angepasst. Das Tool ermöglicht eine Stapelverarbeitung von Maildatenbanken und gewährleistet eine fehlerfreie und vollständige E-Mail-Migration.

Die TIMETOACT GROUP übernahm die Betreuung und Steuerung des Gesamtablaufs. Mithilfe des Tools „ArchiveUsers“ wurden alle Dateianhänge ohne Datenverlust wieder an die Ursprungsmails angehangen. Erfolgreich wiederhergestellte Daten wurden aus dem Archiv gelöscht, was einerseits dazu führte, dass wieder mehr Platz im Archivspeicher vorhanden war, andererseits konnte so kontrolliert werden, ob alle Anhänge übertragen wurden. Aufgrund der jahrelangen Erfahrung zum Thema E-Mail-Archivierung umfasste der Full-Service auch die Bearbeitung und Lösung von auftretenden Problemen. Da es einige Dokumente gab, die nicht mit „ArchiveUsers“ wiederangebunden werden konnten, mussten Mitarbeiter des Pharmaunternehmens vereinzelt manuell entscheiden, welche Dateianhänge noch gebraucht wurden.

Zusammengefasst wurden im Rahmen des Projektes Folgendes umgesetzt:

• Wiederanknüpfung von Anhängen aus dem Notes Archiv an die entsprechende E-Mail im Mailsystem
• Bericht der erfolgreich wiederhergestellten Anhänge
• Bericht der nicht wiederherstellbaren Anhänge (Fehlerauflistung)
• Übersicht der Postfächer und Zahl der archivierten und wiederhergestellten Anhänge
• Automatische Fehlerkorrekturen bei Fehlern im Datenbestand und in der Archiv-Software
• Automatischer E-Mailversand an die Anwender mit einer Liste der manuell zu bereinigenden Dokumente