Referenzbericht

Gute Vorbereitung sichert den Erfolg beim Umstieg auf Standardsoftware

„Die Zusammenarbeit mit der PKS beeindruckt durch ihre Professionalität und Unkompliziertheit. Und wenn es mal eng wird, kann die PKS immer noch eine „Schippe“ drauf legen. Gerade in den kritischen Projekten wie z.B. die Datenbankreorganisation war nur ein sehr geringes Maß an Steuerung auf unserer Seite nötig, um mit der PKS zusammen die gesetzten Projektziele zu erreichen.“

Stephan Knolle Leiter IT VR Factoring GmbH

Das Unternehmen

Die VR Factoring ist eine Tochter der DZ BANK, dem Zentralinstitut der Genossenschaftlichen FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken und positioniert sich im Markt mit knapp 60 Jahren Erfahrung im Forderung kauf und –management. Die Unternehmenshistorie führt zurück bis 1963 zur Mittelrheinischen Kreditbank Dr. Hornbach & Co. KG in Mainz, die Ende der fünfziger Jahre Factoring in Deutschland einführte. Nach bewegten Jahrzehnten des Aufbaus hat die VR Factoring im Jahre 2003 mit der Konzentration auf Factoring und als Tochter der VR Leasing AG ihren festen Platz in der Genossenschaftlichen Finanz- Gruppe gefunden. Im Jahr 2020 wurde die VR Factoring als 100%ige Tochtergesellschaft der DZ BANK aufgestellt.

Mehr Informationen finden Sie auf www.vr-factoring.de

Herausforderung

Als im Jahr 2018 klar wur de, dass die VR Factoring als eigenständige GmbH aufgestellt werden soll, musste ein Plan entwickelt werden, wie die Factoring- Kernanwendung DAF herausgelöst (Carve Out) und weiter eigenständig betrieben werden kann. Ziel war es, sowohl die Hardware und deren Betrieb als auch die Software-Betreuung und  Weiterentwicklung durch externe Partner leisten zu lassen, da die neu gegründete VR Factoring sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren wollte. Die Verantwortlichen der VR Factoring fanden bei der PKS Software GmbH sowie der PROFI AG ein überzeugendes Gesamtpaket für die erforderlichen Aufgaben von der Hardware- Bereitstellung bis hin zum Application Management.

„Die größte Herausforderung beim Carve Out war zweifellos die- Komplexität des Projekts, der Prozesse und der Anwendungen. Die Entflechtung betraf nicht nur das DAF System, sondern auch viele andere Systeme, wie z.B. ZR (Zentralregulierung). Die Anwendung ZR teilte sich viele Quellen und Objekte mit dem DAF System, die es zu entflechten galt. Auch die fachlichen Prozesse stellten das Projektteam teilweise vor große Herausforderungen. Trotz hoher Komplexität und hohen Drucks, um Projektmeilensteine und -budgets einzuhalten, ist die Zusammenarbeit stets konstruktiv und mit viel Engagement der IT- und Fachbereichsmitarbeiter.“

Stephan Urban Head of IBM i Software Solutions Nord PKS Software

Einblick

Gemeinsam mit PKS & PROFI startete die VR SmartFinanz Anfang 2019 in ein Assessment zur Klärung folgender Fragen:

Wie lässt sich DAF aus dem bisherigen Systemverbund technisch und fachlich herauslösen?

Wie soll der Betrieb, die Betreuung und die Weiterentwicklung von DAF erfolgen?

Welche personellen und fachlichen Kompetenzen und Kapazitäten sind erforderlich?

Innerhalb von weniger als 12 Monaten gelang der technische Umbau, so dass die VR Factoring eigenständig am Markt agieren konnte. PROFI übernahm die Betreuung der Hardware und die PKS leistete mit einem Team aus bis zu 5 erfahrenen Softwareentwicklern den kompletten Anwendungsbetrieb inklusive Onduty-Bereitschaften während kritischer Zeiten wie z.B. Ultimo- Tagen. Neben der Bearbeitung von Incidents, kümmert sich das Entwicklerteam auch um Neuund Weiterentwicklung des DAF Systems, um Anforderungen der Fachabteilungen und neue Business Cases in DAF zu implementieren. Bereits während des Carve Out war auch die Ablösung des Zahlungsverkehrssystems notwendig, da die VR Factoring den Zahlungsverkehr vollständig über die DZ Bank abwickelt. Kontobewegungen auf den DZ Bank Konten, Auszahlungen, Zahlungsanweisungen von Kunden, etc. werden über die Standard ISO20022 CAMT und PAIN Nachrichten (xml Formate) im DAF System abgebildet. Die Verarbeitung erfolgt dabei nativ in der Datenbank, incl. Schema Prüfung.

Ein weiteres spannendes Projekt war die Reorganisation der DAF Datenbank. In der DAF Datenbank wurden Daten seit Einführung des Systems vorgehalten. Mit Blick in die Zukunft und auf Richtlinien wie die DSGVO war es notwendig, die Datenbank so zu bereinigen, dass die regulatorischen Vorschriften berücksichtigt werden und ggf. eine Migration der Daten/Datenbank auf soliden Füßen steht.

Dem Projektteam ist es gelungen, die Datenmengen signifikant um fast 40% zu reduzieren und damit eine gute Basis für weitere Modernisierungsschritte zu legen.

Eine Datenreorganisation am Kernsystem eines großen Unternehmens wie der VR Factoring gleicht einer Operation am offenen Herzen. Jeder Schritt muss durchdacht und doppelt abgesichert ein, um jedweden Schaden zu vermeiden. Die größte Herausforderung war jedoch die Umsetzung binnen 7 Monaten in Verbindung mit der Tatsache, dass die fachliche Analyse und die Entwicklung zeitgleich beginnen mussten. Die technische Konzeption musste somit fortlaufend verifiziert und angepasst werden, um weiterhin den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

Haben sich die Mühen gelohnt? Urteilen Sie selbst:

  • Ca. 180 Tabellen reorganisiert
  • Über 350 Mio. gelöschte Datensätze

„Das Projekt startete, auch aufgrund der Tatsache, dass 3 Parteien beteiligt waren (VRF, EFP, PKS) sehr professionell. Aber trotz Verkürzung der Projektlaufzeit, einer hohen Komplexität inkl. Fortlaufender Requirement-Changes und Mehrarbeit, verschlechterte sich die Zusammenarbeit im Projekt nicht. Im Gegenteil, die Aufgaben und Herausforderungen schweißten alle Projektmitglieder zusammen und so wurden Engpässe gemeinsam überwunden.“

Project Lead PKS Software

Ausblick

Nach dem erfolgreichen Übergang der DAF Anwendungsentwicklung befasst sich das Management des Unternehmens aktuell mit der zukünftigen Ausrichtung im Bereich des Factoring-Kernsystems. Dazu gehört auch, sich zu überlegen, ob DAF dauerhaft in Eigenregie weiterentwickelt werden soll, oder auf eine Kaufsoftware umgestellt wird. Aufgrund der Marktsituation und der Größe des Unternehmens liegt ein Umstieg auf eine Standard-Software auf den ersten Blick recht nahe. Von Vorteil ist dabei für die VR Factoring, dass PKS das laufende Verfahren unter Kontrolle hat und somit kein Zeitdruck für die Umstellung besteht. Dadurch sind Handlungsfähigkeit und ein hohes Maß an Sicherheit gegeben.

Vorteile der Individualentwicklung auf IBM i und dem Partnering mit PKS:

Das Herauslösen von DAF beim Carve Out der VR Factoring reduzierte die initialen IT-Kosten für das neu geschaffene Unternehmen.

PKS übernahm ehemalige DAF Experten und stellt der VR Factoring ein stabiles Team mit hoher Expertise im Finanzumfeld zur Verfügung.

Der Betrieb und die Weiterentwicklung der Anwendung durch PKS & PROFI ermöglichen einen kontrollierbaren Umstieg auf eine Standardsoftware.

Durch die Nutzung innovativer Tools ließ sich der Lebenszyklus von DAF optimal verlängern und an die Ausrichtung des Unternehmens anpassen.

Tools und Verfahren

  • IBM i Entwicklungspartnerschaft mit den Phasen Discovery, RampUp und Development
  • IBM RDi & PKS eXplain

Kontaktieren Sie uns!

Profitieren Sie von der langjährigen Erfahrung unserer Expert:innen. Wir freuen uns auf eine Zusammenarbeit mit Ihnen!
Gerne bringen wir Sie auf Wunsch direkt mit unseren Referenzkund:innen zusammen. Direkter Austausch – ganz unkompliziert.

Heidi Schmidt
Managing Director (CEO) PKS Software GmbH
Kontakt
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